公司/企業文件的數量只會隨着時間愈來愈多, 一批又一批的文件堆積在公司裡, 令到員工的工作空間愈來愈小。即使想擴張公司, 聘請多幾個員工也不行, 因為公司已經變了一個文件儲存倉庫。如果你是遇到以上問題或正在尋找合適文件儲存服務, 這篇文章你絕對不能錯過。今次, 小編會向大家介紹以下香港常用的3款文件倉服務。
你Office 位置是否這樣滿佈文件?
選擇1: 文件儲存/處理服務公司
好處: 提供網上文件管理系統
客人可以透過系統輕鬆把公司文件分門別類, 令你有需要時便可以方便取得有需要的文件。如果公司文件是Soft Copy, 更可以透過它們系統直接傳到公司的電腦上。
壞處: 收費相對昂貴
由於這類型的公司專門提供文件儲存服務, 價錢收費會相對十分昂貴。
選擇2: 傳統迷你倉
好處:可以自由出入倉提取文件
客人可以根據自己的喜好, 把文件分門別類存放在迷你倉內, 當有需要時可以自行出入倉取回文件。
壞處: 沒有一個有效的系統去儲存文件
如果有需要把文件從倉庫提取時, 要也花一定的時間把它們找出來. 例如普遍SME也會儲存大約5年的企業文件, 試想像如果要一位同事在細小的迷你倉內, 找一份3年前的文件, 把一個個文件箱不斷搬運, 這根本正在浪費公司的人力物力。
選擇3: 上門迷你倉
好處1: 提供網上系統管理文件
行內公司例如Spacebox 隨存屋, 客人可以根據自己的分類方式, 把不同的文件箱給予一個指定號碼。當有需要出倉時, 只需要利用網上平台, 並登入自己帳戶, 就可以要求指定號碼的文件箱出倉, 簡單快捷。
Spacebox 隨存屋 網上自助出入倉服務, 十分方便
好處2: 全部上門形式
由於安全理由, Spacebox 隨存屋 的倉庫是禁止任何人進入。當客人有需要把指定文件箱出倉時, 專業員工便會把文件箱從倉庫送到客人的公司門口。因此, 客人是不需要自行到倉庫尋找文件箱, 再花很多時間和汗水把它們搬回辦公室。
Spacebox 隨存屋 提供專人上門送箱服務
好處3: 性價比十分高
以上也提及Spacebox 隨存屋 會提供網上自助系統, 文件箱送上門等服務。但企業一次過儲存大量文件箱, 長期儲存只是由每箱每月$24起，而每次出入倉只收$15/箱，最低消費每程$90。如果儲存大量文件箱，更有特別折扣。
| 收費便宜 | 專業 (管理系統) | 方便性 | |
|---|---|---|---|
| 專業公司文件儲存服務 | ★☆☆☆ | ★★★★ | ★☆☆☆ |
| 傳統迷你倉 | ★★★☆ | ★☆☆☆ | ★☆☆☆ |
| 上門迷你倉 | ★★★★ | ★★★☆ | ★★★★ |
