雖然而家好多嘢都電子化咗，但都仲有好多商業上嘅法律文件、財務報告等係需要實體嘅「白紙黑字」，呢類型嘅商業文件會因法律法規、行業標準和組織政策而需要儲放數年。保存業務紀錄除咗方便內部查找，仲係必要時向稅局提交公司嘅財務狀況。
保存業務文件嘅重要性
根據稅務條例，經營者必須保存足夠嘅業務紀錄，以確定應該納稅利潤。業務紀錄應包括業務往來的基本文件、銀行月結單、收入發票、收據、支出單據、支票存根等。除此之外，備擬記錄如：日常收款付款帳簿、購貨銷貨記錄、盤點資料、資產名單及負債詳細清單等。
根據法律規定，以上提及嘅紀錄必須保存至少七年。就算結束營業，仍有責任繼續保留有關紀錄，直至 7 年期限屆滿為止。未能保存足夠的紀錄屬於違法行為，可能會面臨高達100,000元的罰款。
再者，完整保存業務文件仲有助你營造更專業的形像，方便同銀行交易。有懷疑時亦可及早揭發在業務㆖嘅損失及失竊情形。
稅務局建議保存業務紀錄嘅方式
- 文件保存（紙張文本）
文件記存係指保存你所有銷貨及購貨嘅發票，以及你所有支票存根、銀行存款單及銀行結單。呢類文件會作為你現金簿記項嘅基準，必須確保以清楚及有條理的方法保存所有的紀錄。
- 電腦保存
電腦記存可簡化保存紀錄的工作，而且有更多好處，包括：
− 短時間內可以提供業務運作最新情況，有助計劃及預測未來情況
− 提高紀錄的準確性，並可快速取得已記錄資料
− 可由電腦提供稅務局所需資料（有關資料必須於輸入時已是正確）
− 稅務局可更快完成審核紀錄，減低對你業務構成嘅不便
電子化文件仍需有後備版
雖然電子化文件更容易整理，但仍須保存原本文件，例如：支票存根、發票、銀行存款單及銀行結單，以證明收入及開支。 同時確保所有儲存喺電腦嘅資料有後備版本，除咗定時備份入HARD DISK，法律、財務等有關文件都建議要列印出嚟保存。
資料來源：稅務局｜說明書 – 保存業務紀錄須知 (https://www.ird.gov.hk/chi/pdf/c_51c_pam.pdf)
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文件存倉助中小企騰出工作空間
保存大量業務文件亦都係令一眾初創、中小型企業頭痛嘅事，呢類文件往往都要搵大量空間儲存，搬office都唔係一時三刻嘅事。租上門迷你倉就可以即時為你解決文件存倉嘅燃眉之急！
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講到迷你倉大家可能會諗起可以用門卡自由進出嘅倉庫，但上門迷你倉嘅進出限制就嚴謹得多喇，不旦有電子門鎖，更只有職員可出入。倉嘅防火裝置更符合消火條例，安全保障程度更高。
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部分文件儲存期到達後就需要銷毁，我哋有同第三方合作文件銷毀服務，提供安全且合規的文件銷毀服務。
若果入倉後有需要提存部分文件，我哋仲提供每兩個月一次嘅出入倉服務，快捷方便。
除咗文件箱，Spacebox隨存屋仲有儲存箱提供，每箱每月由$49起。可以放其他公司物資，騰出更多工作空間，令你做嘢更加上手！
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